Presentar historias a los periodistas es muy parecido a invitar a alguien a bailar: si abordas las cosas con confianza y no eres demasiado fuerte, es posible que consigas pavonearte. Si te acercas tartamudeando tus palabras, pronunciando una línea transparente y cursi, o dejándola espesa como melaza, lo más probable es que pases mucho tiempo solo en el bar.
Por supuesto, al final del día, todavía hay que saber bailar. Pero si no sabes cómo preguntar correctamente, ni siquiera tendrás la oportunidad.
Esa es suficiente metáfora por ahora... El punto es que tienes una gran noticia que quieres compartir con el mundo. Y en este artículo vamos a desglosar, paso a paso, cómo convencer a un periodista de que preste atención el tiempo suficiente para decidir si quiere compartirlo con su audiencia. En el artículo anterior, discutimos el proceso de relaciones públicas. Compruébalo si necesitas estar al día.
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Línea de asunto
La línea de asunto, al igual que tu apariencia general en la pista de baile, es tu primera y potencialmente última impresión. A veces, incluso la mayoría de las veces, un periodista no logra superar el tema.
Eso es desafortunado, pero escribir algo demasiado bueno para ser verdad para llamar la atención en realidad funcionará en tu contra.
Sea preciso y atractivo. Lo simple y bien elaborado supera a un tema elaborado que parece spam y con muchas mayúsculas errantes y frases repetidas.
Digamos que un empresario y una empresa de viajes están anunciando un nuevo proyecto de viajes en Colombia, Sudamérica, y quieren presentar una exclusiva (para obtener más información al respecto, consulte —). La línea de asunto debería decir exactamente eso.
No seas vago, pero tampoco te estanques en los detalles. No seas insistente, pero tampoco pases simplemente a registrarte.
En una frase breve, ¿qué es lo que desea lograr con su correo electrónico?
Por ejemplo:
"Hola chicos, [insertar nombre] con x compañía de viajes Aquí con una exclusiva sobre mi nuevo proyecto de viaje en Colombia”
Observe que el asunto en realidad se superpone con el inicio del correo electrónico. Si sólo va a tener una impresión, es mejor que no se entretenga.
Lo que nos lleva a ...
El saludo
Muchos empresarios principiantes se preocupan por cada pequeño detalle cuando se dirigen a los periodistas.
En general, esto es algo bueno, porque significa que serás preciso y que tu correo electrónico saldrá libre de errores. Pero cuando decidir una línea de saludo básica se convierte en un proceso prolongado en sí mismo, probablemente estés llevando las cosas demasiado lejos.
En los correos electrónicos de presentación, lo casual es lo profesional. “A quien corresponda” sigue siendo una buena política para solicitudes de empleo y similares, pero para nuestros propósitos suena tan sofocante como “Buenas noches, señora. ¿Serías tan amable de acompañarme en el próximo baile? Un simple "Hola" o "Hola" será suficiente.
Si le envía un correo electrónico a una persona específica, está bien usar su nombre, incluso si no la conoce personalmente. Si envía su propuesta a una línea de información genérica, puede usar "equipo" o "todos" o cualquier cosa por el estilo.
En este caso, digamos que Matt me envía un correo electrónico cuando trabajaba en VentureBeat. (Esto es sólo a modo de argumento, ya que VentureBeat, centrado en la tecnología, sería una mala publicación para un artículo sobre viajes, pero ese es otro tema para otro artículo).
"Hola Conrado". Allá. Hecho.
Parece simple y corriente, y lo es, pero solo alguien que nunca antes ha tenido cobertura comenzaría a hacer todo lo posible desde el principio.
Primera linea
Si te acercas a un extraño o incluso le dices alto a un viejo amigo, ¿qué es lo primero que haces?
Usted dice: "Disculpe". Preguntas: "¿Cómo estás?"
Quizás te importe. Quizás no lo hagas. Quizás ellos tampoco. Pero es educado y reconfortante, y una presentación por correo electrónico también debería serlo.
Eso no significa que debas hablar demasiado o ir demasiado lejos en las conversaciones triviales. Su objetivo es establecer el tono para una buena relación en el futuro, de modo que incluso si este discurso no es aceptado, ellos estarán inclinados a ver el siguiente con buenos ojos.
El tiempo de un periodista es valioso, pero unas pocas palabras amables pueden sacarle más provecho. Mira esto:
"Espero que todo este bien. Disfruté tu último artículo sobre aplicaciones de viajes móviles y pensé que podrías estar interesado en una exclusiva sobre mi nueva aventura en Colombia. Sé que estás ocupado, así que si no estás interesado, no te sientas presionado a responder”.
La primera linea es la mejor. place para establecer que tiene una razón para contactar a esa persona específicamente, lo cual, si realiza sus actividades de relaciones públicas de manera inteligente, debería hacerlo.
Descartar esa razón en la parte superior también cumple el propósito secundario de hacer que esa breve sutileza parezca mucho más personal.
El marco de tiempo
Las noticias son, ante todo, un negocio que avanza rápidamente. El tiempo urgente es el único tipo de tiempo que un periodista entiende.
Entonces, lo primero que querrás explicar en tu presentación es con qué tipo de marco de tiempo estás trabajando.
Mencionar esto desde el principio es la mejor cortesía que se le puede ofrecer a un periodista, porque si no se ajusta a su agenda, pasará de inmediato y no tendrá que llegar al final del correo electrónico, sólo darse cuenta de que el artículo no puede adaptarse a su agenda.
Con eso en mente, prepárese para hacer lo que sea necesario para que funcione con su horario.
"Esperábamos anunciar el proyecto la próxima semana, pero estaríamos dispuestos a ser flexibles con respecto a su calendario".
A los reporteros les gustan mucho las exclusivas porque saben que serán los únicos con la historia, lo que les brinda contenido único y una ventaja. Les gustan las exclusivas y pueden planificar aún más con anticipación.
¿Cuál es la historia?
Si ha logrado mantener la atención de un periodista a través de lo que ahora deberían ser cuatro agotadoras líneas de texto, incluido un saludo de dos palabras y una línea de asunto de correo electrónico, entonces estará interesado en lo que tiene que decir.
Es decir, quieren bailar, lo único que hay que hacer es no estropearlo hablando inútilmente.
Transmite, en tres o cuatro viñetas, cuál es el contenido de tu anuncio.
Una vez más, saber qué es importante y qué no es algo propio. Entonces, por ahora, digamos que es mejor ceñirse a lo básico: quién, qué y por qué.
- ¿Quién eres?
- ¿Qué está pasando que su audiencia necesita saber?
- ¿Y por qué debería importarles?
- (Agregue algún video o material gráfico si lo tiene. Es una ventaja para los periodistas si saben desde el principio que tienen medios para agregar a una historia).
Si aún no tienes esto claro en tu cabeza, no deberías hacer perder el tiempo a nadie con un lanzamiento en primer lugar. Aquí está nuevamente el ejemplo de nuestra empresa de viajes:
- La compañía de viajes ofrece experiencias de viaje asequibles, accesibles y significativas para adultos jóvenes en lugares como Belice, Brasil e Islandia.
- Anunciamos nuestro viaje inaugural a Colombia, donde hasta 30 participantes harán de todo, desde hacer snorkel en los arrecifes del Caribe hasta navegar en canoa por el Amazonas para recoger café en las montañas de los Andes.
- Colombia ha trabajado duro para deshacerse de su pasado violento y abrir sus puertas al mundo. Estamos ofreciendo a una nueva generación de jóvenes la oportunidad de explorar las maravillas por descubrir que Colombia tiene para ofrecer.
- (Tiempo de la foto)
En resumen
Ya tienes a tu pareja de baile, ahora todo lo que tienes que hacer es llegar a la pista de baile sin tropezarte.
Agradezca al periodista por tomarse el tiempo de escucharlo.
Si tiene un comunicado de prensa, ahora sería el momento de mencionarlo.
Descarta la posibilidad de entrevistas con clientes satisfechos o cualquier otro material extra que facilite su trabajo como periodista y tu historia, como alguien que busca cobertura, más convincente.
No intentes nada particularmente sofisticado, simplemente ata los cabos sueltos.
“Gracias por tomarse el tiempo de leer el campo. Adjunto un comunicado de prensa a continuación si desea leer más, o no dude en llamarme cuando le resulte conveniente y estaré encantado de enviarle otro material o concertar entrevistas adicionales con antiguos clientes y funcionarios de la empresa”.
Cerrar la sesión
Ya les has invitado a no responder, pero esa no es la nota en la que quieres dejar las cosas.
Si lo que quieres es un correo electrónico de respuesta, pídelo. Sólo sé cortés cuando lo hagas.
"Todo lo mejor y esperamos tener noticias suyas".
Al final, un bloque de firma bien formateado y rico en enlaces es útil para que los periodistas verifiquen rápidamente sus credenciales y se pongan en contacto con usted más tarde.
Poniéndolo todo junto: aquí está nuestro discurso de ejemplo
Ahora tienes todos los elementos que harán que tu propuesta sea exitosa. Comenzamos con una línea de asunto sólida que desvía la atención de todo lo demás en la bandeja de entrada. Luego, basándonos en la sustancia de la historia, dándole al periodista suficiente material para tomar una decisión sobre la historia... y luego nos quitamos del camino.
Aquí está el discurso completo a continuación.
ASUNTO: Hola chicos, Nombre de [insertar empresa de viajes] aquí con una exclusiva sobre mi nuevo proyecto de viaje en Colombia…
Hola Conrado.
Espero que todo este bien. Disfruté tu último artículo sobre aplicaciones de viajes móviles y pensé que podrías estar interesado en una exclusiva sobre mi nueva aventura en Colombia. Sé que estás ocupado, así que si no lo estás, no te preocupes por responder.
Esperábamos anunciar el proyecto la próxima semana, pero estaríamos dispuestos a posponerlo si decides cubrir la historia.
Aquí está el esquema básico:
- Nuestra empresa ofrece experiencias de viaje asequibles, accesibles y significativas para adultos jóvenes en lugares como Belice, Brasil e Islandia.
- Anunciamos nuestro viaje inaugural a Colombia, donde hasta 30 participantes harán de todo, desde hacer snorkel en los arrecifes del Caribe hasta navegar en canoa por el Amazonas para recoger café en las montañas de los Andes.
- Colombia ha trabajado duro para deshacerse de su pasado violento y abrir sus puertas al mundo. Estamos ofreciendo a una nueva generación de jóvenes la oportunidad de explorar las maravillas por descubrir que Colombia tiene para ofrecer.
- (Puedes poner una foto aquí)
Gracias por tomarse el tiempo de leer el discurso.
Adjunto un comunicado de prensa a continuación si desea obtener más información o no dude en llamarme cuando le resulte conveniente. Estaré encantado de enviarle otro material o concertar entrevistas adicionales con antiguos clientes y/o funcionarios de la empresa.
Todo lo mejor y esperamos tener noticias suyas.
[insertar nombre]
CEO de la empresa X
(999)-999-9999
Sobre la autora
Conrad Egusa es socio de Brownstein & Egusa y cofundador de Espacio, un espacio de coworking y centro emprendedor ubicado en el corazón de Medellín, Colombia. Actualmente es mentor en The Founder Institute y anteriormente fue escritor en VentureBeat.
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