Présenter des articles aux journalistes, c'est un peu comme demander à quelqu'un de danser : si vous abordez les choses avec confiance et ne vous montrez pas trop fort, vous pourriez simplement vous pavaner. Approchez-vous en bégayant vos mots, en lançant une ligne ringarde et transparente, ou en l'étalant dessus comme de la mélasse, et il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup de temps seul au bar.
Bien sûr, en fin de compte, encore faut-il savoir danser. Mais si vous ne savez pas comment demander correctement, vous n’en aurez même jamais l’occasion.
C'est assez de métaphore pour l'instant… Le fait est que vous avez de grandes nouvelles que vous souhaitez partager avec le monde. Et dans cet article, nous allons expliquer, étape par étape, comment convaincre un journaliste d'y prêter attention suffisamment longtemps pour décider s'il souhaite le partager avec son public. Dans l'article précédent, nous avons discuté de Processus de relations publiques. Vérifiez cela si vous avez besoin d’être rattrapé.
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Ligne d'objet
La ligne d'objet, comme votre apparence générale sur la piste de danse, est votre première et potentiellement dernière impression. Parfois – et même la plupart du temps – un journaliste ne parvient pas à dépasser le sujet.
C'est malheureux, mais écrire quelque chose d'un peu trop beau pour être vrai pour attirer l'attention jouera en fait contre vous.
Soyez précis et invitant. Simple et bien conçu, il vaut mieux qu'un sujet élaboré, ressemblant à du spam, avec de nombreuses majuscules errantes et des phrases répétées.
Disons qu'un entrepreneur et une agence de voyages annoncent un nouveau projet de voyage en Colombie, en Amérique du Sud et souhaitent proposer une exclusivité (pour en savoir plus, voir —). La ligne d'objet devrait dire exactement cela.
Ne soyez pas vague, mais ne vous enlisez pas non plus dans les détails. Ne soyez pas insistant, mais ne vous contentez pas de vous enregistrer.
En une phrase courte, que souhaitez-vous accomplir avec votre courrier électronique ?
Par exemple :
"Hé les gars, [insérer le nom] avec x agence de voyage ici avec une exclusivité sur mon nouveau projet de voyage en Colombie”
Notez que le sujet chevauche en fait le début de l'e-mail. Si vous ne voulez avoir qu’une seule impression, autant ne pas traîner.
Ce qui nous amène à ...
La salutation
De nombreux entrepreneurs débutants insistent sur chaque petit détail lorsqu’ils s’adressent aux journalistes.
Dans l'ensemble, c'est une bonne chose, car cela signifie que vous serez précis et que votre email sortira sans erreurs. Mais lorsque le choix d'une ligne de salutation de base devient un processus de longue haleine, vous allez probablement trop loin.
Dans les e-mails de présentation, le style décontracté est professionnel. « À qui de droit » est toujours une bonne politique pour les demandes d'emploi et autres, mais pour nos besoins, cela semble aussi étouffant que « Bonsoir, madame. Auriez-vous la gentillesse de m'accompagner pour cette prochaine danse ? Un simple « Salut » ou « Hé » suffira.
Si vous envoyez un e-mail à une personne en particulier, vous pouvez utiliser son prénom, même si vous ne la connaissez pas personnellement. Si vous envoyez votre argumentaire à une ligne d'information générique, vous pouvez utiliser « équipe » ou « tous » ou quoi que ce soit du genre.
Dans ce cas, disons que Matt m'envoie un e-mail, à l'époque où je travaillais chez VentureBeat. (C'est juste à titre d'argumentation, car VentureBeat, axé sur la technologie, serait une mauvaise publication à rechercher pour un article sur les voyages, mais c'est un autre sujet pour un autre article.)
"Salut Conrad." Là. Fait.
Cela semble simple et banal, et c'est le cas, mais seule une personne qui n'a jamais bénéficié d'une couverture auparavant pourrait commencer à tout mettre en œuvre dès le départ.
Première ligne
Si vous vous approchez d'un inconnu, ou même si vous dites du bien à un vieil ami, quelle est la première chose que vous faites ?
Vous dites : « Excusez-moi ». Vous demandez : « Comment vas-tu ? »
Peut-être que ça vous intéresse. Peut-être que non. Peut-être qu’eux non plus ne le font pas. Mais c'est poli et réconfortant, et un argumentaire par courrier électronique devrait l'être aussi.
Cela ne signifie pas que vous devriez être verbeux ou aller trop loin dans les bavardages. Votre objectif est de donner le ton d’une bonne relation à l’avenir, de sorte que même si ce discours n’est pas retenu, ils seront enclins à considérer le suivant d’un bon œil.
Le temps d'un journaliste est précieux, mais quelques mots gentils peuvent vous en rapporter davantage. Regarde ça:
« J’espère que tout va bien. J'ai apprécié votre dernier article sur les applications de voyage mobiles et j'ai pensé que vous pourriez être intéressé par une exclusivité sur ma nouvelle entreprise en Colombie. Je sais que vous êtes occupé, donc si vous n'êtes pas intéressé, ne vous sentez pas obligé de répondre.
La première ligne est la meilleure endroit pour établir que vous avez une raison de contacter cette personne spécifiquement, ce que vous devriez faire si vous menez intelligemment votre campagne de relations publiques.
Mettre cette raison en haut sert également l’objectif secondaire de rendre cette brève petite subtilité beaucoup plus personnelle.
Le délai
L’information est avant tout un secteur d’activité qui évolue à un rythme rapide. Le facteur temps est le seul type de temps qu'un journaliste comprend.
La première chose que vous voudrez expliquer dans votre argumentaire est donc le type de délai avec lequel vous travaillez.
Aborder ce sujet dès le début est la meilleure courtoisie que vous puissiez offrir à un journaliste, car si cela ne correspond pas à son emploi du temps, il passera tout de suite et n'aura pas à aller au fond de l'e-mail, seulement réaliser que l'article ne peut pas fonctionner avec leur emploi du temps.
Dans cet esprit, soyez prêt à faire ce qui est nécessaire pour que cela fonctionne avec leur emploi du temps.
« Nous espérions annoncer le projet la semaine prochaine, mais nous serions disposés à nous adapter à votre emploi du temps. »
Les journalistes aiment vraiment les exclusivités car ils savent qu’ils seront les seuls à connaître l’histoire, ce qui leur donne un contenu unique et une longueur d’avance. Ils aiment les exclusivités et peuvent planifier encore plus à l’avance.
C'est quoi l'histoire?
Si vous avez réussi à retenir l'attention d'un journaliste à travers ce qui devrait maintenant être quatre lignes de texte épuisantes, comprenant un message d'accueil de deux mots et une ligne d'objet d'e-mail, alors il s'intéresse à ce que vous avez à dire.
Autrement dit, ils veulent danser, il suffit de ne pas gâcher ça en bavardant inutilement.
Expliquez, en trois ou quatre puces, le contenu de votre annonce.
Encore une fois, savoir ce qui est important ou non est son propre métier. Alors pour l’instant, disons qu’il vaut mieux s’en tenir à l’essentiel : le qui, quoi et pourquoi.
- Qui sommes-nous ?
- Que se passe-t-il dont leur public doit être informé ?
- Et pourquoi devraient-ils s’en soucier ?
- (Ajoutez du matériel vidéo ou photo si vous en avez. C'est un plus pour les journalistes s'ils savent dès le départ qu'ils ont des médias à ajouter à une histoire.)
Si vous n'avez pas déjà cela clair en tête, vous ne devriez pas faire perdre de temps à qui que ce soit avec un argumentaire en premier lieu. Voici à nouveau notre exemple d’agence de voyage :
- L'agence de voyages propose des expériences de voyage abordables, accessibles et significatives aux jeunes adultes dans des pays comme le Belize, le Brésil et l'Islande.
- Nous annonçons notre voyage inaugural en Colombie, où jusqu'à 30 participants feront tout, du snorkeling dans les récifs des Caraïbes au canoë à travers l'Amazonie pour cueillir du café dans les montagnes des Andes.
- La Colombie a travaillé dur pour se débarrasser de son passé violent et ouvrir ses portes au monde. Nous offrons à une nouvelle génération de jeunes la chance d'explorer les merveilles méconnues que la Colombie a à offrir.
- (Heure des photos)
Pour finir
Vous avez donc votre partenaire de danse, il ne vous reste plus qu'à vous rendre sur la piste de danse sans trébucher.
Merci au journaliste d'avoir pris le temps de vous écouter.
Si vous avez un communiqué de presse, c'est le moment de le mentionner.
Jetez la possibilité d'interviews avec des clients satisfaits ou de tout autre matériel bonus qui rend leur travail de journaliste plus facile et votre histoire, en tant que personne cherchant une couverture, plus convaincante.
N'essayez rien de particulièrement sophistiqué, résolvez simplement les détails.
« Merci d'avoir pris le temps de relire le pitch. J'ai joint un communiqué de presse ci-dessous si vous souhaitez en savoir plus, ou n'hésitez pas à m'appeler à votre convenance, et je serai heureux de vous envoyer d'autres documents ou d'organiser des entretiens supplémentaires avec d'anciens clients et responsables de l'entreprise.
Se déconnecter
Vous leur avez déjà invité à ne pas répondre, mais ce n'est pas sur cette note que vous souhaitez laisser les choses.
Si vous souhaitez un retour par e-mail, demandez-le. Soyez simplement poli lorsque vous le faites.
« Bonne chance et j'attends avec impatience de vos nouvelles. »
À la toute fin, un bloc de signature bien formaté et riche en liens est utile aux journalistes pour vérifier rapidement vos informations d'identification et vous contacter plus tard.
Rassembler le tout : voici notre exemple de pitch
Vous disposez désormais de tous les éléments nécessaires à un pitch réussi. Nous avons commencé avec une ligne d’objet forte qui détourne le regard de tout le reste de la boîte de réception. Ensuite, on s'appuie sur le fond de l'histoire, on donne au journaliste suffisamment d'éléments pour prendre une décision sur l'histoire… et puis on s'écarte.
Voici le pitch complet ci-dessous.
OBJET : Hé les gars, Nom de [insérer l'agence de voyage] ici avec une exclusivité sur mon nouveau projet de voyage en Colombie…
Salut Conrad.
J'espère que tout va bien. J'ai apprécié votre dernier article sur les applications de voyage mobiles et j'ai pensé que vous pourriez être intéressé par une exclusivité sur ma nouvelle entreprise en Colombie. Je sais que vous êtes occupé, alors si vous ne l'êtes pas, ne vous inquiétez pas de répondre.
Nous espérions annoncer le projet la semaine prochaine, mais nous serions prêts à repousser les choses si vous décidez de couvrir l'histoire.
Voici le schéma de base :
- Notre entreprise propose des expériences de voyage abordables, accessibles et significatives aux jeunes adultes dans des pays comme le Belize, le Brésil et l'Islande.
- Nous annonçons notre voyage inaugural en Colombie, où jusqu'à 30 participants feront tout, du snorkeling dans les récifs des Caraïbes au canoë à travers l'Amazonie pour cueillir du café dans les montagnes des Andes.
- La Colombie a travaillé dur pour se débarrasser de son passé violent et ouvrir ses portes au monde. Nous offrons à une nouvelle génération de jeunes la chance d'explorer les merveilles méconnues que la Colombie a à offrir.
- (Vous pouvez mettre une photo ici)
Merci d'avoir pris le temps de lire le pitch.
J'ai joint un communiqué de presse ci-dessous si vous souhaitez en savoir plus, ou n'hésitez pas à m'appeler à votre convenance. Je serais heureux d'envoyer d'autres documents ou d'organiser des entretiens supplémentaires avec d'anciens clients et/ou des responsables de l'entreprise.
Bonne chance et au plaisir de vous entendre,
[insérer le nom]
PDG de la société X
(999)-999-9999
À propos de l’auteur
Conrad Egusa est associé chez Brownstein & Egusa et co-fondateur d'Espacio, un espace de coworking et un centre entrepreneurial situé au cœur de Medellín, en Colombie. Il est actuellement mentor au Founder Institute et il était auparavant écrivain chez VentureBeat.
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