Presentare storie ai giornalisti è un po' come chiedere a qualcuno di ballare: se ti avvicini alle cose con sicurezza e non sei troppo forte, potresti semplicemente mettere in mostra le tue cose. Avvicinati balbettando le tue parole, pronunciando qualche battuta trasparente e scadente o stendendola su una massa densa come melassa, e è probabile che trascorrerai molto tempo da solo al bar.
Naturalmente, alla fine, devi ancora essere in grado di ballare. Ma se non sai come chiedere nel modo giusto, non ne avrai mai nemmeno l'opportunità.
Per ora basta metafora... Il punto è che hai una grande notizia che vuoi condividere con il mondo. E in questo articolo spiegheremo, passo dopo passo, come convincere un giornalista a prestare attenzione abbastanza a lungo da decidere se vuole condividerlo con il suo pubblico. Nell'articolo precedente, abbiamo discusso di Processo di pubbliche relazioni. Controllalo se hai bisogno di essere aggiornato.
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Linea tematica
L'oggetto, come la tua apparizione generale sulla pista da ballo, è la tua prima e potenzialmente ultima impressione. A volte, anche nella maggior parte dei casi, un giornalista non riesce ad andare oltre l'argomento.
È un peccato, ma scrivere qualcosa di troppo bello per essere vero per attirare l'attenzione in realtà funzionerà contro di te.
Sii preciso e invitante. Semplice e ben strutturato batte un argomento elaborato, dall'aspetto spam, con un sacco di maiuscole e frasi errate.
Supponiamo che un imprenditore e una compagnia di viaggi stiano annunciando un nuovo progetto di viaggio in Colombia, Sud America e vogliano proporre un'esclusiva (per ulteriori informazioni, vedere —). La riga dell'oggetto dovrebbe dire esattamente questo.
Non essere vago, ma non perderti nemmeno nei dettagli. Non essere invadente, ma non fermarti solo per fare il check-in.
In una breve frase, cosa vuoi ottenere con la tua email?
Per esempio:
“Ciao ragazzi, [inserire nome] con la compagnia di viaggi x qui con un'esclusiva sul mio nuovo progetto di viaggio in Colombia”
Si noti che l'oggetto in realtà si sovrappone all'inizio dell'e-mail. Se vuoi avere solo un'impressione, potresti anche non perdere tempo.
Il che ci porta a ...
Il saluto
Molti imprenditori alle prime armi si preoccupano di ogni piccolo dettaglio quando si avvicinano ai giornalisti.
Nel complesso è una buona cosa, perché significa che sarai preciso e che la tua email uscirà priva di errori. Ma quando decidere una linea di saluto di base diventa un processo lungo, probabilmente stai andando troppo oltre.
Nelle e-mail di presentazione, casual è professionale. “A chi di competenza” è ancora una buona politica per le domande di lavoro e simili, ma per i nostri scopi suona tanto noioso quanto “Buonasera, signora. Saresti così gentile da accompagnarmi al prossimo ballo?" Sarà sufficiente un semplice “Ciao” o “Ehi”.
Se stai inviando un'e-mail a una persona specifica, utilizzare il suo nome va bene, anche se non la conosci personalmente. Se invii la tua presentazione a una tipline generica, puoi utilizzare "squadra" o "tutti" o qualcosa del genere.
In questo caso, diciamo che Matt mi sta inviando un'e-mail, quando lavoravo a VentureBeat. (Questo è solo per motivi di discussione poiché VentureBeat incentrato sulla tecnologia sarebbe una pubblicazione scadente da perseguire per un servizio di viaggio, ma questo è un altro argomento per un altro articolo.)
"Ciao Corrado." Là. Fatto.
Sembra semplice e insignificante, e lo è, ma solo qualcuno che non ha mai avuto copertura prima inizierebbe a fare tutte le fermate fin dall'inizio.
Prima linea
Se ti avvicini a uno sconosciuto o addirittura saluti un vecchio amico, qual è la prima cosa che fai?
Dici: "Scusami". Chiedi: "Come stai?"
Forse ti importa. Forse no. Forse nemmeno loro. Ma è educato e confortante, e anche una presentazione via e-mail dovrebbe esserlo.
Ciò non significa che dovresti essere prolisso o esagerare con le chiacchiere. Il tuo obiettivo è quello di dare il tono per un buon rapporto futuro, in modo che anche se questo discorso non viene raccolto, saranno inclini a guardare con favore il prossimo.
Il tempo di un giornalista è prezioso, ma poche parole gentili possono farti guadagnare di più. Guarda questo:
"Spero sia tutto a posto. Mi è piaciuto il tuo ultimo articolo sulle app di viaggio mobili e ho pensato che potresti essere interessato a un'esclusiva sulla mia nuova avventura in Colombia. So che sei occupato, quindi se non sei interessato, non sentirti obbligato a rispondere."
La prima riga è la migliore posto per stabilire che hai un motivo per contattare quella persona in modo specifico, cosa che, se stai portando avanti la tua attività di PR in modo intelligente, dovresti.
Buttare fuori quella ragione in alto serve anche allo scopo secondario di far sembrare quella breve, piccola gentilezza molto più personale.
Il quadro temporale
Le notizie sono, innanzitutto, un business frenetico. Il fattore tempo è l’unico tipo di tempo che un giornalista capisce.
Quindi la prima cosa che vorrai spiegare nella tua presentazione è con quale tipo di arco temporale stai lavorando.
Sollevare questo argomento in anticipo è la migliore cortesia che puoi offrire a un giornalista, perché se non si adatta al suo programma, se ne andrà subito e non dovrà andare in fondo all'e-mail, ma solo per rendersi conto che l'articolo non può funzionare con il loro programma.
Con questo in mente, preparati a fare ciò che è necessario per farlo funzionare con il loro programma.
"Speravamo di annunciare il progetto la prossima settimana, ma saremmo disposti a essere flessibili rispetto al vostro calendario."
Ai giornalisti piacciono molto le esclusive perché sanno che saranno gli unici a raccontare la storia, offrendo loro contenuti unici e un vantaggio. A loro piacciono le esclusive per cui possono pianificare in anticipo ancora di più.
Qual è la storia?
Se sei riuscito a mantenere l'attenzione di un giornalista attraverso quelle che ora dovrebbero essere quattro estenuanti righe di testo, incluso un saluto di due parole e l'oggetto dell'e-mail, allora sono interessati a ciò che hai da dire.
In altre parole, vogliono ballare, basta non rovinarlo cianciando inutilmente.
Comunica, in tre o quattro punti elenco, qual è il contenuto del tuo annuncio.
Ancora una volta, sapere cosa è e cosa non è importante è il suo stesso mestiere. Quindi per ora diciamo solo che è meglio attenersi alle nozioni di base: chi, cosa e perché.
- Tu chi sei?
- Cosa sta succedendo che il loro pubblico deve sapere?
- E perché dovrebbero preoccuparsene?
- (Se ne hai, aggiungi del materiale video o fotografico. È un vantaggio per i giornalisti sapere fin dall'inizio di avere dei media da aggiungere a una storia.)
Se non hai già tutto questo in mente, non dovresti far perdere tempo a nessuno con una presentazione. Ecco di nuovo l'esempio della nostra compagnia di viaggi:
- La compagnia di viaggi offre esperienze di viaggio convenienti, accessibili e significative ai giovani adulti in luoghi come Belize, Brasile e Islanda
- Stiamo annunciando il nostro viaggio inaugurale in Colombia, dove fino a 30 partecipanti faranno di tutto, dallo snorkeling nelle barriere coralline dei Caraibi alla canoa attraverso l'Amazzonia per raccogliere il caffè sulle Ande.
- La Colombia ha lavorato duramente per liberarsi del suo passato violento e aprire le sue porte al mondo. Stiamo offrendo a una nuova generazione di giovani la possibilità di esplorare le meraviglie da scoprire che la Colombia ha da offrire
- (Tempo di foto)
Per finire
Quindi hai il tuo compagno di ballo, ora tutto ciò che devi fare è raggiungere la pista da ballo senza inciampare.
Ringrazia il giornalista per aver dedicato del tempo ad ascoltarti.
Se hai un comunicato stampa, ora sarebbe il momento di menzionarlo.
Elimina la possibilità di interviste con clienti soddisfatti o qualsiasi altro materiale bonus che renda il loro lavoro di giornalista più semplice e la tua storia, come qualcuno in cerca di copertura, più avvincente.
Non provare nulla di particolarmente fantasioso, risolvi semplicemente le questioni in sospeso.
“Grazie per aver dedicato del tempo a leggere il campo. Ho allegato un comunicato stampa qui sotto se vuoi saperne di più, o sentiti libero di chiamarmi quando preferisci, e sarei felice di inviarti altro materiale o fissare ulteriori interviste con ex clienti e funzionari dell'azienda. "
Firma
Hai già invitato loro a non rispondere, ma non è questo il messaggio su cui vuoi lasciare le cose.
Se quello che vuoi è una email di risposta, chiedila. Sii solo educato quando lo fai.
"Ti auguro il meglio e non vedo l'ora di sentire la tua opinione"
Infine, un blocco firma ben formattato e ricco di collegamenti è utile ai giornalisti per verificare rapidamente le tue credenziali ed entrare in contatto con te in seguito.
Mettendo tutto insieme: ecco il nostro esempio di presentazione
Quindi ora hai tutti gli elementi che renderanno la presentazione di successo. Abbiamo iniziato con un oggetto forte che distoglie lo sguardo da tutto il resto della posta in arrivo. Poi, basandoci sulla sostanza della storia, abbiamo dato al giornalista materiale sufficiente per prendere una decisione sulla storia... e poi ci siamo tolti di mezzo.
Ecco la presentazione completa di seguito.
OGGETTO: Ciao ragazzi, il nome di [inserisci compagnia di viaggio] è qui con un'esclusiva sul mio nuovo progetto di viaggio in Colombia...
Ciao Corrado.
Spero sia tutto a posto. Mi è piaciuto il tuo ultimo articolo sulle app di viaggio mobili e ho pensato che potresti essere interessato a un'esclusiva sulla mia nuova avventura in Colombia. So che sei occupato, quindi se non lo sei, non preoccuparti di rispondere.
Speravamo di annunciare il progetto la prossima settimana, ma saremmo disposti a posticipare le cose se decidessi di coprire la storia.
Ecco lo schema di base:
- La nostra azienda offre esperienze di viaggio convenienti, accessibili e significative ai giovani adulti in luoghi come Belize, Brasile e Islanda
- Stiamo annunciando il nostro viaggio inaugurale in Colombia, dove fino a 30 partecipanti faranno di tutto, dallo snorkeling nelle barriere coralline dei Caraibi alla canoa attraverso l'Amazzonia per raccogliere il caffè sulle Ande.
- La Colombia ha lavorato duramente per liberarsi del suo passato violento e aprire le sue porte al mondo. Stiamo offrendo a una nuova generazione di giovani la possibilità di esplorare le meraviglie da scoprire che la Colombia ha da offrire
- (Puoi inserire una foto qui)
Grazie per aver dedicato del tempo a leggere il campo.
Ho allegato un comunicato stampa qui sotto se vuoi saperne di più o sentiti libero di chiamarmi quando preferisci. Sarei felice di inviare altro materiale o organizzare ulteriori interviste con ex clienti e/o funzionari dell'azienda.
Ti auguro il meglio e aspetto tue notizie,
[inserire nome]
CEO di X Company
(999)-999-9999
L'autore
Conrad Egusa è partner di Brownstein & Egusa ed è il co-fondatore di Espacio, uno spazio di coworking e centro imprenditoriale situato nel cuore di Medellín, in Colombia. Attualmente è mentore presso The Founder Institute ed è stato in precedenza scrittore presso VentureBeat.
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